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*Affari Generali snellisce e semplifica i processi, migliora il flusso delle attività e permette di recuperare efficienza riducendo la duplicazione dei documenti.
Permette la registrazione dei documenti e la successiva gestione di tutti i processi (inserimento, ricerca, fascicolazione e archiviazione dei documenti) in conformità a quanto previsto dal DPR 445/2000, dal codice dell’Amministrazione digitale e dalle regole tecniche di settore ed agli adeguamenti, nei tempi di attuazione previsti, dalle linee guida Agid in vigore dal 10 settembre 2020.
Le attività sui documenti sono gestite dal sistema di gestione dei flussi di lavoro e specifiche funzionalità consentono la produzione di documenti dalla fase di redazione fino alla firma del dirigente preposto. In ottemperanza alle indicazioni del CAD il software garantisce l’intescambio di documenti con amministrazioni, cittadini ed imprese attraverso l’integrazione con le caselle di PEC associate alla varie unità organizzative.
Consente la gestione dei processi degli atti, sia di tipo collegiale che di tipo dirigenziale, dalla fase di produzione fino alla conservazione sostitutiva degli originali informatici. Il processo viene definito attraverso uno specifico sistema di configurazione delle fasi e degli attori coinvolti e prevede l’utilizzo della firma digitale/remota, integrata all’interno dell’applicativo.
La suite prevede una specifica componente che rappresenta lo strumento di aggregazione di tutte le attività previste nei processi in ambito: flussi dei documenti protocollati, fasi da svolgere per la gestione delle lettere interne ed in uscita, fasi da svolgere nei flussi di adozione degli atti amministrativi e negli iter documentali dei procedimenti amministrativi, notifiche sullo stato di avanzamento delle attività, ecc.
Tale strumento, utilizzabile anche su dispositivi mobile, è realizzato appositamente per consentire una immediata fruibilità delle informazioni a tutte le persone coinvolte nella gestione di fasi di processi di lavoro e/o di controllo sullo stato di avanzamento delle attività.
L’apposizione della firma digitale consente di attribuire valore legale e garantire caratteristiche di autenticità, non ripudio e integrità a documenti nativamente informatici.
Rende disponibile, in ottemperanza alle normative in essere, le funzionalità di inserimento e consultazione, da parte del cittadino, della documentazione soggetta a pubblicazione verso l’esterno dell’ente. La pubblicazione avviene in automatico per la documentazione prodotta da moduli software specifici, quali ad esempio il protocollo e la gestione degli atti, oppure può essere gestita manualmente attraverso apposite pagine di registrazione.
L’applicativo rende disponibili le funzionalità di inserimento delle informazioni specifiche relative ai contratti, la gestione di repertori annuale, la firma digitale da parte dell’Ufficiale Rogante e l’invio e la registrazione del contratto all’Agenzia delle Entrate.
Il sistema consente la generazione del cosiddetto “plico”, in maniera conforme al formato Unimod, ed il relativo collegamento con il portale Sister dell’Agenzia delle Entrate.
E’, inoltre, nativamente integrato con il repository documentale, con il sistema di gestione protocollo e con il sistema di gestione Trasparenza per soddisfare gli obblighi di pubblicazione nella sezione “Bandi di Gara e Contratti” prevista dal DLGS 33/2013 e di assolvimento nei confronti di AVCP (come da delibera 26/2013) tramite la generazione automatica nel formato richiesto dall’Autorità delle informazioni relative ai contratti, in formato XML.
Il software La Casa di Vetro è stato progettato per rispondere efficacemente ai principi di pubblicità e trasparenza della Legge Anticorruzione. Due le aree funzionali: un cruscotto per l’operatore amministrativo e un portale internet dinamico per la consultazione. Grazie alla funzione Open Bilancio, dalle stampe di bilancio e dei movimenti contabili che devono essere pubblicati, vengono estratti i dati per la Trasparenza.
La soluzione permette di interfacciare il repository documentale con diversi sistemi di conservazione sostitutiva, tra quelli accreditati da AgID (rif. www.agid.gov.it/it/piattaforme/conservazione/conservatori-accreditati), tramite l’utilizzo di web services specifici realizzati per il riversamento ed apposite funzionalità rese disponibili per la selezione e l’invio dei documenti al sistema di conservazione. Il sistema prevede un’apposita componente di amministratore del sistema tramite la quale configurare i dati del servizio di conservazione (indirizzo, username di accesso, ecc.), le tipologie di documenti, di metadati e le regole di invio in conservazione (in particolare relative al riferimento temporale).
La soluzione consente pertanto la conservazione di tutti i documenti presenti nel sistema documentale definendo, per ciascun modello di documento, i metadati ed i file da inviare ed i riferimenti temporali specifici per ogni tipologia di documento ed inerenti la predisposizione dei pacchetti di riversamento.
Il sito istituzionale implementa le direttive AgID in termini di usabilità attraverso tre componenti:
> architettura delle informazioni standard e intuitiva;
> formato dei contenuti chiaro e accessibile;
> supporto alla navigazione in ogni punto del sito.
Le informazioni sono organizzate per fornire un accesso intuitivo all’utente, servizi notizie ed eventi sono disponibili immediatamente in home page o mediante i menù contestuali delle sezioni.
La suite consente la piena conformità a quanto previsto dal Regolamento (UE) 2016/679. In particolare vengono recepiti i principi di “privacy by design e by default” adottando tutte le misure necessarie, tra le quali: pseudonimizzazione dei Dati Personali, la capacità di assicurare la continua riservatezza, integrità, disponibilità e resilienza dei sistemi e dei servizi.
Il software è conforme alle “Misure minime di sicurezza ICT per le Pubbliche Amministrazioni” da parte di AgID, sono inoltre stati adottati accorgimenti tecnici ed organizzativi per meglio rispettare la normativa e ridurre al minimo la possibilità di introdurre data breach e vulnerabilità. Prima di ogni rilascio di nuove versioni vengono eseguiti test di sicurezza e vulnerabilità secondo le linee-guida OWASP.
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