PRISMA la soluzione software che permette la protocollazione e la gestione di tutti i processi (inserimento, ricerca, fascicolazione e archiviazione dei documenti) è conforme a quanto previsto dal DPR 445/2000, dal codice dell’amministrazione digitale (CAD) e dalle regole tecniche di settore. Le attività sui documenti, in entrata ed in uscita alla fase di protocollazione, sono gestite dal sistema di gestione dei flussi di lavoro. A partire dalla Scrivania Virtuale, un client web elenca per ciascun ufficio o singolo utente, le attività da svolgere.

L’acquisizione della immagini di un documento cartaceo può essere effettuata in modalità interattiva oppure in modalità massiva o a lotti.
La modalità interattiva avviene attivando la scansione dei documenti e/o degli allegati al momento della registrazione, utilizzando le funzionalità di scanner installati localmente sulle singole postazioni. I documenti registrati possono essere firmati digitalmente secondo gli standard previsti dalle normative in vigore.

Gestisce in modo integrato le attività di notifica, dalla fase ricognitiva alla registrazione e pubblicazione on line dei documenti presenti nell’Albo Pretorio. La documentazione viene archiviata nel repository documentale dal quale è possibile estrarre informazioni attraverso l’uso di un sofisticato sistema di ricerca.

SFERA - gestione atti amministrativi permette di integrate i documenti elettronici con la firma digitale. Il sistema può essere utilizzato da tutte le unità abilitate alla creazione di proposte di delibere/determine, dai responsabili incaricati di esprimere pareri, dagli amministratori e dall’ufficio preposto alle attività tipiche di segreteria (verbalizzazione, numerazione, gestione pubblicazione e invio comunicazioni).

Le attività sui documenti in entrata ed in uscita, a seguito della loro protocollazione, sono proposte in automatico dal sistema agli attori coinvolti nel processo e secondo i flussi di lavoro predefiniti. Ogni persona coinvolta, accedendo alla propria scrivania virtuale, può prendere in carico le attività, accedere ai relativi documenti da visionare ed effettuare ogni operazione sugli stessi. Ogni attività fa parte di un flusso di lavoro e la struttura dell’intero sistema è espandibile secondo le esigenze dell’organizzazione dell’Ente e può inglobare un numero indefinito di processi.

I documenti registrati possono essere firmati digitalmente mediante l’utilizzo dei software di mercato e secondo gli standard previsti dalle norme.

Il software è stato progettato per rispondere efficacemente ai principi di pubblicità e trasparenza della Legge Anticorruzione (L. 190/2012) e del Decreto Lgs. 33/2013. Due le aree funzionali: un cruscotto per l’operatore amministrativo e un portale internet dinamico per la consultazione

Permette la gestione e la dematerializzazione del contratto. Attraverso la creazione di documentazione digitale e l’uso della Firma Grafometrica l’atto pubblico notarile si trasforma da cartaceo a informatico.